sexta-feira, 27 de dezembro de 2013

Como Organizar a Sua Festa

Todos que já organizaram um evento sabem o quanto é difícil conciliar gostos, disponibilidades e interesses de todos os envolvidos. Pode ser uma simples reunião de negócios, um almoço ou uma grande festa de casamento, os problemas são sempre os mesmos.
 Então para que o seu evento seja um sucesso, comece a planejar. Este é o segredo para evitar problemas.


01. Antecedência

Comece a planejar o seu evento com no mínimo 12 meses de antecedência. Lembre-se, o seu evento deve ocorrer numa data específica o que praticamente elimina possibilidades de mudança. Disponibilidade de espaço para o evento, como salões de festa ou igrejas, são muito concorridos. Algumas destas igrejas pedem até um ano de antecedência para reserva e não são muitos os salões com capacidade para mais de 200 convidados. Portanto não perca tempo. 

02. Motivo do Evento

Esta é a primeira coisa que deve ser definida, deve estar claro para você e para todos os contratados qual é razão do evento. Muitos dos serviços contratados podem variar dependendo do motivo do evento. Por exemplo, uma festa de casamento não será igual a uma festa de aniversário. Uma festa de aniversário para uma criança não será igual a uma festa para um adulto. Assim como, a comemoração do aniversário de um avô e sua neta poderá não ser igual aos exemplos anteriores. 

03. Lista de Convidados

É essencial elaborar uma lista de convidados. A maioria dos serviços contratados será cotada pelo número de convidados. Além disso, você evitará esquecer alguém, ou fazer uma estimativa errada.


04. Convites
Faça o seu convite por escrito, seja qual o for à razão do evento. Isso permitirá ao seu convidado se preparar para o evento seja em termos de agenda, roupas, presentes, etc.  Além disso, você deve incluir um pedido de confirmação (RSVP) até uma determinada data que permita a você re-organizar o evento em relação aos serviços contratados.

05. Definição das Necessidades:

Você deve definir o que será necessário para o seu evento, abaixo relacionamos uma série de serviços que eventualmente podem ser necessários:
Local: Salão de festas ou de convenções, auditório, igreja ou templo religioso, etc.
Decoração: de ambiente, mesas, lembranças, arranjos e flores, etc.
Entretenimento: Música, show, etc.
Roupas: Aluguel ou confecção de roupas. 
Serviços gerais: Fotógrafos, transporte, Limusine, Valet Park, Segurança, Recepção, etc.
Equipamentos e Profissionais: Som, Imagem, Iluminação, Efeitos, Computadores, etc.


06-Serviços de Buffet
Seja qual for o evento, na maioria das vezes você vai precisar contratar serviços de buffet. Então é bom estar preparado sabendo como funciona este serviço.

Normalmente os serviços oferecidos são:
Coffee-break ou brunch 
Jantar ou almoço servido a francesa ou em buffet. 
Cocktail com ou sem prato quente.

O preço do serviço pode variar muito dependendo do tipo de serviço, cardápio e material escolhido. Preste muita atenção nesse item quando for comparar orçamento de diferentes empresas. Coloque suas especificações para todas as empresas, se você quer um jantar a francesa com talheres de prata e copos de cristal, você deve dizer isso a todos eles.

Ao elaborar o cardápio leve em consideração horário e condições climáticas. Aceite as sugestões do buffet para uma combinação adequada de prato principal, entrada e sobremesa.

Se o seu evento vai exigir um bolo, como numa festa de casamento ou bodas, debutante, aniversário de pessoa ou entidade, pense um pouco mais sobre isso. Por exemplo, dependo do evento o bolo pode ser utilizado como sobremesa. Se a festa for para muitos convidados, você pode optar por fazer um bolo simbólico para a cerimônia. De qualquer forma, o bolo traz muita tradição e pode se tornar alvo da atenção numa festa.

Para a saída dos convidados pode ser servidos café e chás digestivos e alguns tipos de biscoitos e/ou chocolates finos.

07. Bebidas
Em geral todo serviço inclui cervejas e bebidas não alcoólicas como refrigerantes, água e sucos. As demais bebidas alcoólicas são um capítulo à parte e podem influenciar significativamente no preço do serviço. Muitas vezes o próprio organizador do evento se encarrega de fornecer outras bebidas alcoólicas.

Se você deseja incluir vinho, lembre-se de escolher um tipo que combine com o cardápio.

08-Horários
Todo evento para ser bem sucedido precisa ter o horário previamente definido pelos menos em relação ao início e termino e todos os envolvidos devem ter conhecimento desses horários. Por exemplo: hora da chegada dos noivos ou homenageado, hora de interromper ou abaixar a música para servir o jantar, etc.


09. Planejamento Financeiro
Tenha em mente que você vai precisar adequar o orçamento ao seu bolso, mas já que você decidiu fazer uma festa, não vai querer passar vergonha com os seus convidados. Portanto seja razoável.

A maioria dos serviços envolvendo a organização de eventos é paga mediante um sinal de 30-50% e o restante imediatamente antes da realização. Isto vale dizer que você terá aproximadamente doze meses para o efetuar o pagamento e quanto antes contratar mais parcelamento ou descontos poderá conseguir.

Lembre-se de que materiais que forem perdidos ou danificados durante o evento também serão cobrados. O serviço de buffet também cobra convidado adicional.


10. O Dia do Evento

Pronto, chegou o dia tão esperado. Se você organizou adequadamente, procurou boas empresas, agora é só relaxar.

Ah! Não se esqueça de fazer sua reserva antecipada para serviços no dia do evento, como por exemplo: salão de beleza, etc. 

Fique calmo, algumas pessoas ficam tão ansiosas com o evento que acabam ficando doentes ou extremamente irritadas e dessa forma não aproveitam a festa.